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電子檔案管理系統通用功能要求

來源:職稱閣分類:電子論文 時間:2019-06-21 11:31熱度:

  這篇論文主要介紹的是電子檔案管理系統通用功能要求的內容,本文作者就是通過對電子檔案管理系統的相關內容做出詳細的闡述與介紹,特推薦這篇優秀的文章供相關人士參考。

電子檔案管理系統通用功能要求

  關鍵詞:電子檔案;功能

  北京市檔案局、清華大學檔案館共同完成的“電子檔案管理系統通用功能要求”課題,根據課題負責人陶水龍博士提出的檔案管理信息系統架構思想及其帶領建設北京數字檔案館的創新理念和實踐經驗,深入開展電子檔案管理系統通用功能要求研究,形成了研究報告、工作報告、《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》(規范性文件體例)、《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》(標準體例)等重要研究成果,填補了建設電子檔案管理系統過程中缺少指導性經驗的空白。該課題榮獲2018年度國家檔案局優秀科技成果二等獎。

  研究背景

  為不斷提升工作質量、降低資源浪費,國家穩步推進電子文件歸檔工作,各級檔案部門多年來形成了海量的電子檔案資源,但電子檔案管理系統的研發水平普遍滯后,系統功能難以滿足日益增長的電子檔案管理需求。自國家檔案局2001年印發《檔案管理軟件功能要求暫行規定》(檔發〔2001〕6號)至該課題立項已經過去了15個年頭,無論從國家檔案事業發展視角,抑或從檔案部門推進檔案信息化層面,亟須立足國家檔案發展全局視角對電子檔案管理系統的基本功能進行明確規定,以引導檔案信息化的健康發展,提升各級檔案部門電子檔案管理系統的建設水平。編制《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》能夠起到規范電子檔案管理過程的重要作用,并促進電子文件全程管理工作水平提升,對科學化、規范化、系統化提升電子檔案管理水平具有重要意義。

  主要研究內容

  該課題基于現有電子檔案管理系統功能分析、電子檔案管理業務應用現狀分析、電子檔案管理系統相關規范性文件和標準關聯性分析,充分研究并設計了電子檔案管理系統功能框架,形成了《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》(規范性文件體例)、《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》(標準體例),供國家檔案局決策參考。課題研究成果解決了國內電子檔案管理領域存在的功能不完整性和不確定性困擾,優化了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》。1.電子檔案管理系統功能框架設計該課題從多個角度對電子檔案管理系統的功能框架進行分析和研究,力求系統功能結構劃分無交叉,主要探索了3種設計方案。其一,依據電子檔案管理系統研發方式進行框架設計。主要包括檔案數據庫管理、業務流程管理、系統定義與配置、系統維護與管理、檔案管理參考模型等功能模塊。這種方案有利于引導平臺化的通用系統設計和研發落地,對電子檔案管理系統的標準化研發、快速實施具有一定的借鑒意義。其二,依據檔案部門內設機構職能進行框架設計。主要包括檔案資源管理、檔案倉儲管理、檔案信息服務、檔案編研與成果管理、檔案業務過程管理,以及系統定義與配置、系統管理與維護等功能模塊。其中,系統定義與配置、系統管理與維護是面向電子檔案管理系統運行管理人員設置的功能。這種方案有利于檔案部門快速理解電子檔案管理系統功能框架,便于內設機構根據職能劃分更有針對性地提出符合本業務領域要求的功能需求。其三,依據檔案業務流程進行框架設計。主要包括檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理等功能模塊。這種方案兼顧了檔案管理人員和系統研發人員的雙向需求,直觀地展示了電子檔案全程管理的各主要工作環節,便于檔案管理部門和系統研發單位理解和使用。經綜合考慮,并征求國家檔案局技術部意見后,課題最終確定電子檔案管理系統基本功能(通用功能)框架按照此方案設計,如圖所示。2.《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》按照規范性文件體例編制,共10章45條,包括總則、系統總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理和附則。其內容突出了電子檔案管理的基本業務特點,明確了電子檔案管理系統應滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等核心需求的基本功能,可以指導檔案部門科學、規范建設電子檔案管理系統,促進電子檔案管理系統研發水平不斷提升?!峨娮訖n案管理系統基本功能規定(送審稿)》的編制采取了最小化原則,所列功能點均為電子檔案管理系統必備的基本功能,也是電子檔案管理過程中必要的基礎功能。其作用是推動電子檔案管理系統建設實現科學化、規范化發展,進而實現電子檔案更好地共享及利用,確保電子檔案準確、完整、可用和安全。3.《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》基于《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》擴展而來,按照標準體例編制,即包括電子檔案管理系統必備的基本功能,也提出了基于提升系統友好度考慮的可選功能,并對每項功能的主要功能點進行描述。比如,《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》在“系統總體要求”部分提出了“宜支持多個檔案數據庫間的數據同步、數據篩選、數據遷移、文件格式轉換和電子檔案衍生文件生成”的可選功能;將“電子檔案利用”中的“應支持檔案管理人員建立面向不同種類用戶的索引數據庫”細分為“目錄數據庫”“全文數據庫”“多媒體數據庫”“主題數據庫”“標引規則數據庫”等;對檔案編研、鑒定、處置等當前電子檔案管理系統中相對薄弱的功能點進行了更加豐富的功能闡述,等等??梢哉f,《電子檔案管理系統基本功能規定(送審稿)》是一份可對照檢查電子檔案管理系統功能完整性的約束性文件,而《電子檔案管理系統通用功能要求(草案)》則是一份可以具體指導電子檔案管理系統詳細設計和研發實現的技術手冊或工作指南。

  創新點

  1.理論、管理、技術三元融合該課題將檔案學理論基礎、電子檔案管理實際、現代信息技術應用方法等進行聯系,分析和研究檔案部門基于信息系統開展電子檔案管理的具體需求,結合檔案行業信息化水平和業務特點,明確提出系統必備的基本功能和能夠進一步提升系統友好度的可擴充功能,為保障各級檔案部門分步實施電子檔案管理系統建設項目提供了基礎的用戶手冊。2.全面設計電子檔案管理系統功能該課題充分考慮快速發展的信息技術在現代檔案管理中的應用前景,全面分析電子檔案管理系統對現代檔案管理的支撐和促進作用,提出將自動分類、檔案編研、鑒定處置和過程控制等新功能補充到電子檔案管理系統中,提出運用新技術增強電子檔案準確性、完整性、可用性和安全性的保障能力,提出管理庫、利用庫和長期保存庫三庫分離等具體要求,對優化和完善電子檔案管理系統功能、提高電子檔案管理系統建設質量具有很大的促進作用。3.協力推動規范性文件與標準為優化和完善電子檔案管理系統功能,促進電子檔案管理科學化、規范化發展,該課題提出從規范性文件和標準2個層面全面推動電子檔案管理系統建設水平的提升。規范性文件從行政角度進行宏觀指導、宣傳教育和強制實施;標準從建議性的角度進一步細化、明確電子檔案管理系統必備和可擴充功能要點,優化系統功能、提升系統水平,促進各級檔案部門運用信息技術全面覆蓋電子檔案管理業務范圍。推廣應用前景國家檔案局參考了該課題研究成果,經過起草、論證、修改、審核后,于2017年12月15日,國家檔案局辦公室印發了《電子檔案管理系統基本功能規定》(檔辦發〔2017〕3號),替代了已經執行16年的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》(檔發〔2001〕6號)。該課題研究成果對我國各級檔案部門理解、認識、深化電子檔案管理系統功能需求具有積極的影響力,對提升電子檔案準確、完整、有效和安全保障水平具有一定的現實意義。課題研究成果已運用于清華大學學籍檔案管理系統、重慶大學數字檔案館等建設項目中,指導了項目研發工作,雙向檢驗了研究成果的科學合理性與項目研發的質量和水平。

  作者:陶水龍 薛四新 田雷

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文章名稱:電子檔案管理系統通用功能要求

文章地址:http://www.592mir.com/dzlw/13077.html

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