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互聯網時代檔案管理問題及對策

來源:職稱閣分類:電子論文 時間:2019-06-26 10:24熱度:

  這篇論文主要介紹的是互聯網時代檔案管理問題及對策的內容,本文作者就是通過對互聯網時代檔案的相關內容做出詳細的闡述與介紹,特推薦這篇優秀的文章供相關人士參考。

互聯網時代檔案管理問題及對策

  關鍵詞:互聯網;檔案管理;問題;對策

  一、引言

  互聯網與人們的工作和生活密切相關,尤其是在工作中,應用互聯網技術能夠有效地對數據進行存儲與處理,大大提高了辦公效率。但是就目前來看,我國很多企業在應用互聯網技術進行檔案管理時,都還存在著一些問題,嚴重影響著辦公效率和質量,因此,有必要采取相應的措施解決這些問題。

  二、互聯網時代檔案管理的機遇

  在企業中,檔案管理工作必不可少,其不僅能夠為管理員工提供有效地依據,還可以為企業決策提供支持。應用傳統的方法開展檔案管理工作對于檔案管理人員來說效率非常低下,并且隨著企業的規模不斷擴大,企業員工越來越多,企業經營業務逐漸增多,相應地,需要管理的檔案也隨之增多,這對檔案管理人員來說任務非常繁重?;ヂ摼W時代的到來,為檔案管理工作帶來了良好的機遇,具體體現在以下三個方面:

  (一)豐富技術手段

  互聯網技術改變了傳統檔案管理方法單一的局面,豐富了管理技術手段。借助互聯網技術,可以有效實現數據信息的輸入、存儲與檢索,如果要使用其中某一個檔案,不需要人工對檔案進行一一翻閱,可以直接在網絡上進行檢索,這對于檔案管理人員來說能夠有效降低工作強度。另外,互聯網技術不僅可以存儲數據信息,還可以存儲視頻、音頻,存儲形式更加多樣化。

  (二)拓展服務空間

  伴隨著社會的快速發展,企業的經營業務逐漸走向多元化,檔案管理的信息量得到了顯著增加,如果使用傳統的檔案管理方法,將會占用非常大的存儲空間,與此同時還會增加管理成本。而如果將檔案信息存儲到計算機網絡中,不僅可以節約空間,在大數據時代,還能夠完成對海量信息的存儲與管理[1],大大節約了存儲成本與管理成本。通過使用互聯網技術,還能夠實現檔案管理的遠程服務,便于備案。

  (三)提高檔案時效

  在新時期,應用互聯網技術進行檔案管理可以明顯提高檔案的時效性,這也是互聯網技術為檔案管理帶來的最明顯的優勢。由于社會在不斷進步,企業的發展也在不斷變革,很多檔案內容隨著時間的推移需要發生相應變化,應用互聯網技術可以快速對檔案進行更新,相比紙質檔案來說更新速度更快,準確性更高,并且隨著科學技術的不斷進步,未來檔案管理的時效性將更加明顯。

  三、互聯網時代下檔案管理存在的問題

  (一)管理理念有待轉變

  雖然在互聯網技術的影響下,我國很多企業都將其引入到了辦公室工作中,但是受到傳統觀念的影響,部分企業的人員在進行檔案管理時,仍然保持陳舊的管理理念,管理理念缺乏創新性,與企業的實際發展不相匹配。這種思想不僅不利于檔案管理工作效率的提升,還會在很大程度上制約企業的快速發展。時代發展是不等人的,如果相關人員不及時更新管理理念,不與時俱進,必然會被社會所淘汰。

  (二)網絡安全問題威脅檔案管理的安全性

  計算機網絡技術的廣泛應用給人們辦公帶來便利的同時,也帶來了諸多挑戰。由于互聯網是開放的、包容性較強,因此很多人都可以登陸網絡系統并進行相應操作,這就給檔案信息的安全帶來了一定的威脅。尤其是在當今時代,人們對網絡的依賴程度越來越大,但是卻缺乏足夠的安全防范意識,這就給不法分子造成了可乘之機,檔案管理系統很容易遭受黑客侵襲,檔案信息被盜取,引發信息泄露問題,輕者給不法分子帶來利益,重者則會給員工甚至企業造成巨大損失。對此,企業應加強網絡安全防范,提高檔案管理效率的同時,也需要注意提高檔案信息的安全性。

  (三)檔案數據的標準化有待統一

  信息化是高效的檔案管理平臺建立的基礎,標準化又是信息化建設的基礎[2]。所以,要想做好檔案管理工作,就需要建立標準化的體系。但是就目前來看,我國還沒有完善的檔案數據管理標準,導致在實際工作中,檔案管理工作沒有科學的依據做指導,檔案資源不能得到合理配置。但是,僅僅建立相關標準也是遠遠不夠的,只有將標準真正落實到實際工作中,才能切實保證問題得到解決,標準的建立才有意義。在此方面,我國還需要做出更大的努力,來推動我國檔案管理的發展。

  四、互聯網時代下檔案管理問題解決對策

  (一)轉變管理理念

  獲取經濟效益是眾多企業工作的主要方向,一些企業領導者認為檔案管理工作對企業經濟效益的獲取幫助不大,因此對該工作不重視,也就沒有投入過多的資金與技術支持。一部分企業仍舊在采用紙質管理的方式,時間一長很容易導致紙張變黃或者字跡不清楚,不能為企業決策提供準確的數據依據。對此,領導者應轉變管理理念,并加強檔案管理人員對信息化的認識,使其明白信息化管理不僅能夠將檔案信息無損耗地永久儲存,還能節約由于營造檔案保存環境所造成的花費,另外還可以提高管理效率,減少人力投入。因此,在互聯網時代下,檔案管理者的管理方式與理念的轉變是必要的,只有實施信息化的管理,才是全面提升檔案管理水平的必經之路。

  (二)加強檔案管理工作的安全性

  必須建立一個針對檔案保密性管理的制度,各單位還應根據自身具體情況制定一套更實用、更有的放矢的規章制度[3]。在日常工作中應當加大對制度的宣傳,讓員工牢記制度內容,增強員工的法律意識。制定了制度,就要將其落實到實際工作中,同時派專門的人員對其實施進行監督與管理。另外,還要完善責制度,明確崗位職責,以此來提高員工的責任意識,降低信息泄露的概率。對于企業來說,其歷史數據都被存放到檔案中,并進行檔案管理,因此,保證檔案的安全性就相當于在保證企業的安全性,如果檔案信息泄露,很有可能影響企業的利益,對企業的發展產生嚴重的影響。所以,為了營造一個安全可靠的檔案存儲環境,必須加強網絡安全防護,引進世界先進的保密技術并定期對檔案管理系統進行病毒檢測,對外來文件一定要提高警惕做到嚴格排查。

  (三)建立穩定性強的數據庫

  進入互聯網時代以來,在保存檔案信息時全部應用數字的形式,即數據信息,其傳輸主要依靠計算機網絡進行,實現了檔案信息的即時傳播與發布[4],要想使檔案管理數字化,就必須建立數據庫。所以,企業應加大重視,建立數據庫的同時也要保證數據庫的穩定性。數據庫在符合網絡傳輸標準的基礎上,還應當便于管理人員使用與閱讀,能夠隨時檢索檔案信息。當今時代科學技術更新換代的速度非???,因此,在建立數據庫時應使用先進的管理軟件,增加其使用期限,降低更換頻率。目前計算機網絡技術已經得到廣泛應用,其有效提高了檔案管理工作的工作效率,但是因為其還存在一定的安全問題,因此,在建立數據庫時應注意維護系統中的檔案數據,避免因為建立檔案庫而引起數據丟失,給檔案管理工作造成不必要的麻煩。

  (四)實行鼓勵機制

  將檔案的數據與信息錄入到計算機中,需要工作人員付諸大量的時間和精力,并且企業對其錄入要求較嚴,不能出現差錯。很多信息是非常復雜的,錄入起來非常困難,這很容易使工作人員感到疲乏,工作積極性容易受到打擊。對此,企業應當實行相應的鼓勵機制,給予員工適當的物質和資金獎勵,以提高員工工作積極性。只有保證員工擁有較高的工作熱情和積極性,才能提高其工作效率,保證檔案管理工作的質量。

  (五)提高工作人員素質

  人力管理是檔案管理工作開展的必要條件??焖侔l展的時代對檔案管理人員的要求不斷提高,因此,企業應當加強對工作人員的培養,定期派專業人士對員工進行培訓,使其掌握先進的管理理念與方法,能夠動態了解社會的發展趨勢,提高其對信息技術的應用能力。另外,企業還應當加強對檔案管理人員安全意識的培訓,提高其安全防范能力,從而提高檔案管理工作水平,為企業可持續發展提供數據依據。

  五、結語

  總之,在互聯網時代,對于檔案管理工作來說,只有明確自身存在的問題,轉變管理理念,同時積極引進先進的互聯網技術,提高檔案管理人員的綜合素質,才能真正提高檔案管理水平,使檔案管理工作滿足企業以及社會的發展需求。

  【參考文獻】

  [1]李洋.淺談互聯網時代下檔案管理工作的創新發展[J].蘭臺內外,2019(2):21-23.

  [2]李雪瑩.探析互聯網時代檔案管理面臨機遇與挑戰[J].現代營銷(經營版),2018(6):53.

  [3]宋依麗.互聯網時代檔案管理面臨的挑戰與對策[J].辦公室業務,2011(8):28.

  [4]林濟年.在互聯網時代檔案管理面臨機遇與挑戰[J].辦公室業務,2017(7):90.

  作者:李星橋 單位:大唐環境產業集團股份有限公司

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文章名稱:互聯網時代檔案管理問題及對策

文章地址:http://www.592mir.com/dzlw/13110.html

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