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數字化時代檔案管理信息化建設策略

來源:職稱閣分類:電子論文 時間:2019-07-10 11:13熱度:

  這篇論文主要介紹的是數字化時代檔案管理信息化建設策略的內容,本文作者就是通過對數字化時代的相關內容做出詳細的闡述與介紹,特推薦這篇優秀的文章供相關人士參考。

數字化時代檔案管理信息化建設策略

  關鍵詞:數字化時代;檔案管理信息化

  在全面邁入數字化時代的當下,信息資源的重要性愈發凸顯。對人類經濟和社會活動而言,擁有并管理好信息資源是決定其未來發展的關鍵。檔案管理正是通過管理檔案這一寶貴的信息資源來體現價值的,因此應用現代信息技術來促進檔案管理信息化發展是時代發展的必然之舉。隨著計算機網絡技術的開發、升級和應用,各個領域將迎來變革的良機,檔案管理這一傳統人工型工作也可以憑借信息化技術來提高效率。從目前實際情況來看,檔案管理信息化建設雖然小有成就,但仍有很多不完善的地方需要改進,需采取更合理的措施來提高檔案管理信息化的建設水平。

  1正確理解檔案管理信息化建設

  1.1什么是檔案管理信息化建設

  檔案信息化建設并不是一個抽象概念,是指檔案管理模式的轉變過程。這一轉變過程需要實現各種目的,包括檔案信息的數字化和網絡化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享化等。換而言之,檔案管理信息化建設可以被理解為運用一系列先進技術,如數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等,將傳統介質文件,如紙質文件、聲像文件等,連同已經歸檔保存的電子檔案一起重新系統化組織成全新的檔案資料信息庫。這個信息庫毫無疑問是具有有序結構的。

  1.2檔案管理信息化建設的必要性

  隨著以計算機和互聯網為主的現代化信息技術在各個領域中的廣泛應用,人們的生活和社會的發展都發生了翻天覆地的變化。這種變化在無形中也影響了傳統的檔案管理工作,推動檔案管理走上與時俱進的發展道路,通過信息化建設來提升管理水平以提供更好的服務。綜合而言,檔案管理信息化建設的價值體現在:第一,檔案管理信息化建設是電子文件科學管理的必然要求。數字化時代,人們的生活和工作已經離不開計算機和互聯網。隨著時間的推移,形成了大量電子文件資料。對于這些重要的電子文件資料,如何進行科學地管理是檔案管理人員必須深入思考的問題。信息化建設為此提供了良好的解決方案。第二,檔案信息化建設是知識資產管理的客觀要求。作為檔案管理部門資產中的重要內容,知識資產對后續檔案事業的發展影響巨大。因此,檔案管理人員必須要充分認識到知識資產管理的重要性,并將其作為檔案管理工作的主要對象之一。有效進行知識資產管理的基本前提正是檔案管理工作。因此,努力推動檔案管理信息化建設,既符合時代發展的需要,同時又能夠對我國檔案事業的健康發展產生良好的推動作用。

  2檔案管理信息化建設面臨的問題

  2.1缺少資金投入

  基礎設施是開展檔案信息化建設的先決條件,基礎設施建設的質量及水平關系到檔案管理信息化建設的成敗。因此,必須保證數額足夠的資金投入以確保能夠配備相應的基礎設備和設施,從而為順利開展信息化建設做好準備。高配置、高穩定性的設備無疑都具有高價格,社會文化事業單位的檔案部門很難承擔,因為它們的經費來源基本上是政府預算,一旦資金受限,其硬件配置難免質量低下,無法滿足信息化建設的標準要求。

  2.2缺乏統一規劃

  檔案管理信息化建設在過去一段時間內呈現出各自為政的局面,根源在于缺乏統一管理、統一規劃。再加上已建成檔案管理信息化的業務和技術性都有著非通用性,這也阻礙了檔案信息化共享的實現及系統的形成。當前,很多地區仍使用單機版的檔案管理軟件,很難適應數字化時代的要求。即便有的地區已經開始普及數字化的檔案綜合管理平臺,但功能尚不完善,導致檔案信息面臨較大的安全隱患,阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。

  2.3缺少信息安全意識先進的信息技術是檔案管理信息化建設的核心,而使用信息技術就難以避免安全問題。傳統的檔案管理工作缺乏這方面的意識,一些檔案管理人員簡單地認為只要擁有了安全防護體系就能保證信息的安全,不具備必要的風險防范意識。部分檔案館選擇將部分業務整體外包給相關的信息化企業,既沒有嚴格的管理制度,又無法進行實時監控,容易造成信息丟失和泄密等不良現象。

  2.4業務素養不足

  既然檔案管理信息化建設離不開信息技術的應用,管理人員自然也需要對此有足夠的認知并掌握熟練的技術?,F階段很多檔案管理部門都缺乏信息復合型人才,導致引入的很多先進技術和設備,卻無用武之地。另一方面,無論是人才的引進還是激勵培養都普遍落后,不適應數字化時代人力資源管理的要求,阻礙了檔案管理信息化建設進程。

  2.5法制體系建設滯后

  由于缺少具有針對性的法律法規,使得檔案管理信息化建設舉步維艱,一旦遇到實際業務就顯現出一連串問題,違法違紀現象頻發。這就迫切要求相關機構出臺合理的規范及標準以更好地指導實踐,促進檔案管理信息化建設的發展。

  3檔案管理信息化建設的有效策略

  3.1擴大資金來源渠道

  現階段檔案管理工作的主要經費來源是財政預算,想要開展信息化建設就必須拓展額外的資金來源渠道。對地方政府而言,應加大專項預算,擴大電子政務建設規劃,確保信息化建設有著充足的資金支持。除此之外,還應積極引導其他社會組織參與檔案管理的信息化建設,例如,與電信部門合作以獲取免費或優惠的網絡資源和支持、與計算機企業合作以獲取優秀的市場可用資源,甚至來自資金、技術以及服務方面的支持。

  3.2規范檔案信息化建設

  統一的規范和標準是確保檔案管理信息化建設能更好地整合外部信息資源的關鍵,同時也能促進資源共享以及長期保存。有鑒于此,必須對檔案管理信息化建設進行規范,用嚴格、合理的標準來確保信息化建設工作的開展,促進檔案管理信息化建設在軟硬件設備及資源方面都能實現共享,為檔案業務流程的優化以及檔案管理整體水平的提高提高助力。

  3.3切實保障檔案安全

  針對檔案管理信息化建設中的網絡安全問題,檔案管理人員應具備較高的安全和風險防范意識,主動加強安保措施,確保檔案信息資料的完整性和安全性。具體而言,需要對檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面進行完善,用更科學的安全管理辦法來保障檔案安全,正確處理檔案共享與檔案保密的關系,同時備份好重要數據,不斷優化安全防范技術。

  3.4加強檔案信息與電子政務信息的共建

  建設電子文件中心,能夠解決檔案資源在信息管理、后臺存儲方面存在的問題,并且有助于電子文件的數據結構和格式的有效統一,促進信息資源的共享實現。為此,檔案管理部門應主動尋求與電子政務部門進行合作,通過內部網絡及網站的建設來進行相關信息和資料的收集,從而有效分配和利用相關的軟硬件設備,保障政務信息的公開化并借由網上查詢功能來提供更好的便民服務。

  3.5加快數字檔案館建設

  檔案管理信息化建設過程中必須要對數字檔案館進行內容豐富和結構優化,盡可能實現檔案目錄數字化、編研成果數字化、檔案全文數字化等。與此同時,結合用戶的實際查閱需要,對一些常用的檔案資源以及珍貴的檔案原件進行掃描備份,確保用戶能夠實現全文瀏覽。

  3.6加強檔案信息化人才培養

  檔案管理信息化建設工作必須要重視人才培養。這就需要檔案管理人員具備足夠的信息知識和操作技能,擁有相應的專業能力以應對檔案信息獲取、鑒定和評估工作。所以,檔案管理部門應大力引進專業人才以充實現有人才團隊,提高隊伍的整體素質和水平。與此同時加強培訓,創造良好的學習環境以積極鼓勵并支持管理人員實現自我提升,最終通過能力的全面提升來適應檔案管理信息化建設的要求。

  總結:

  數字化時代下,檔案管理工作必然要走向信息化建設,考慮到這一過程將面臨的種種問題,我們必須采取針對性措施一一加以解決,盡可能發揮信息技術的價值,推動檔案管理信息化建設高效發展。

  參考文獻:

  [1]葉淑儀.我國檔案信息化建設中存在的問題及對策探討[J].辦公室業務.2019(04).

  [2]褚志臣.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息.2017(13).

  [3]富麗燕.芻議檔案管理信息化建設的現狀及應對措施[J].辦公室業務.2017(02).

  [4]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理.2016(05).

  [5]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案.2010(03).

  作者:梁金愛

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文章名稱:數字化時代檔案管理信息化建設策略

文章地址:http://www.592mir.com/dzlw/13213.html

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