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工程檔案著錄質量控制對策

來源:職稱閣分類:建筑論文 時間:2019-06-28 11:14熱度:

  這篇論文主要介紹的是工程檔案著錄質量控制對策的內容,本文作者就是通過對工程檔案的相關內容做出詳細的闡述與介紹,特推薦這篇優秀的文章供相關人士參考。

工程檔案著錄質量控制對策

  關鍵詞:檔案著錄;工程檔案;質量控制

  工程檔案著錄是在工程檔案目錄編制過程中,對其內容及形式特征的分析和研究。[1]隨著檔案管理與計算機信息技術應用的聯系越來越緊密,依據一定次序將工程檔案條目組合起來形成工程檔案目錄,是工程檔案檢索和利用最基本、最重要的檢索工具。[2]因此嚴把工程檔案著錄質量關,做好工程檔案著錄工作,可為后期工程項目建設檔案查詢、利用提供便利。

  一、嚴把工程檔案著錄質量的現實意義

  (一)提升檔案檢索效率

  工程檔案著錄的直接成果是條目,這也直接體現了工程檔案內容、形式及資料的具體組合特征。開展工程檔案著錄工作,就是將若干個條目進行匯集組合,并按照工程檔案的次序進行編排,形成工程檔案目錄。目錄編制的質量會直接影響后期的檢索效率。隨著工程建設項目的不斷增加,工程項目檔案的內容及數量也呈大幅增長態勢,若工程檔案的實際內容與其編制的檔案目錄不一致,在后期的檔案檢索過程中勢必會產生漏檢或者誤檢。因此,嚴格控制工程檔案著錄質量對提升工程檔案檢索效率具有積極的作用。

  (二)增強統計精準性

  在計算機信息系統下,檔案著錄逐漸成為檔案自動化統計的基礎和前提。如工程檔案著錄主要包括項目的參建單位、工程造價、監理單位、項目開工時間、項目所在區域及用地面積等若干著錄項目,全面反映了工程項目建設的具體內容和特點。提升工程檔案著錄內容的準確性、科學性,確保工程檔案著錄環節的完整性,能大大增強工程項目各具體業務數據統計的精準性。

  (三)提升檔案數字化管理水平

  信息時代,紙質工程檔案需要進行數字化轉換處理,以滿足數字化查詢、利用的現實需要。對工程項目檔案進行數字化轉化,逐一建立內容詳實的目錄數據庫,實現工程檔案的紙質文件與掃描后的電子文件的一致性。因此,嚴格控制工程檔案著錄質量,確保著錄數據合格,實現目錄與圖像的對接,能為工程檔案管理數字化提供技術支持和保障。

  二、工程檔案著錄質量問題分析

  (一)著錄文字不規范

  《檔案著錄規則》(DA/T18—1999)、《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323—2001)等相關規定,對檔案著錄有著詳細、具體的規定。但從工程檔案著錄工作實際情況看,影響工程檔案著錄質量的首要問題是著錄文字不規范。如未按統一格式著錄工程建筑樓棟號,阿拉伯數字與中文數字、漢字與相關符號使用混亂。將“1999.01.01”錯誤地著錄成“1999.1.1”,“三號樓”與“三#樓”同時出現在一個工程項目的著錄名稱中。這種著錄文字的不統一、不規范現象,勢必會影響后期工程檔案的查詢利用。

  (二)著錄內容不準確

  工程檔案著錄層級多、信息量大,納入工程檔案著錄條目的必要項包括正題名、文件編號、工程(項目)地址、第一責任者、時間、專業記載、檔號、縮微號、存放地址號和主題詞等。加上工程文件資料數量龐大、來源眾多、跨度時間長、種類繁多,容易造成工程檔案著錄內容不準確,進而影響工程檔案著錄質量。

  (三)著錄信息不完整

  工程檔案著錄分為工程(項目)級、案卷級和文件級三級,但在實際工作,檔案工作者往往更加注重檔案的案卷級和文件級信息管理,弱化了工程(項目)級的相關信息管理,片面地認為只要將案卷級和文件級的信息著錄完整,就可以滿足后期的檔案檢索需要。工程(項目)級信息時常出現缺項情況,導致工程檔案著錄信息不完整。

  (四)著錄結果檢索難

  開展工程檔案著錄工作時,檔案工作者需要對工程檔案信息進行認真細致的分析和篩選。例如,工程案卷標題包括正標題、并列標題、副標題及說明題名文字。其中,正標題名應照原文著錄,并列標題與正標題一并著錄時,應在前面加“=”號,副標題照原文著錄。當正標題可以反映檔案內容時,副標題也可以不著錄。但在實際工程檔案著錄時,由于邏輯不嚴密,常常缺失必要的著錄要素,影響后期的著錄檢索結果。

  三、工程檔案著錄質量提升對策

  (一)提升工程檔案案卷整理質量

  工程檔案案卷整理是著錄工作的基礎和前提。尤其是在工程文件資料整理過程中,要嚴格規范文件編號、責任者、案卷題名,將工程檔案編目與工程檔案著錄兩者融為一體。在工程檔案文書立卷歸檔后,檔案工作者要認真做好全宗目錄、案卷目錄和卷內文件目錄的編制,確保工程檔案整理的準確性、可靠性和完整性,為檔案著錄工作作好準備。

  (二)遵守檔案著錄規范標準

  工程檔案著錄要嚴格按照相關標準和規范的規定和要求,如《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323—2001)、《檔案主題標引規則》(DA/T19—1999)、《城市建設檔案分類大綱》、《檔案著錄規則》(DA/T18—1999),認真做好工程檔案著錄工作。此外,還可以借鑒國際相關標準,完善工程檔案著錄標準。

  (三)加強著錄環節質量控制

  檔案著錄應嚴格按照工程檔案管理工作的詳細流程及具體職責,認真做好著錄環節的質量控制。一方面,采取分工負責制,如案卷級、文件級檔案著錄交由檔案管理部門執行,工程(項目)級工程檔案著錄交由業務指導科執行。在后期的逐級著錄環節時,工程檔案管理部門應加強業務指導,核對著錄信息,確保無誤之后再進行案卷級和文件級錄入。當工程周期長需要分級著錄時,還應安排專人負責審核。此外,后期的調檔人員在檔案查詢、檢索甚至應用時,發現工程檔案著錄存在問題,應及時做好登記和整改,切實提升工程檔案著錄質量。

  (四)注重檔案著錄人員培訓

  工程檔案著錄不是單純的信息錄入,因此從事工程檔案著錄工作的相關人員應接受專業培訓,掌握工程檔案著錄原則、標準及規范,熟練使用工程檔案著錄系統,了解業主、建設方、監理方等不同用戶的需求及查詢習慣,提升工程檔案著錄分析、概括問題的能力和水平。此外,在每次開展工程檔案著錄前,應制訂明確的工作計劃,有針對性地指導著錄人員開展檔案著錄工作。

  參考文獻:

  [1]閻朝科.目前檔案著錄工作開展之我見[J].湖南檔案,1991(4):22.

  [2]張魁.淺談檔案著錄管理中計算機的應用[J].計算機光盤軟件與應用,2014(8):161.

  作者:黃麗穎 單位:廣東省源天工程有限公司

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文章名稱:工程檔案著錄質量控制對策

文章地址:http://www.592mir.com/jzlw/13128.html

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